Si necesitas incorporar muchas actividades de una vez, usa el artículo de carga masiva con Excel.
Para quién es este flujo
Este flujo lo usa quien arma el plan de cumplimiento en ControlDoc, después de la configuración inicial del módulo.
Cómo crear la actividad en la plataforma
Abre la creación de una actividad en el módulo de cumplimiento.
Completa el nombre y la descripción.
Selecciona el nivel de riesgo ya configurado.
Indica la fecha de inicio y la fecha de cumplimiento.
Elige la recurrencia (o sin recurrencia).
Asigna los grupos según el propósito: subir evidencia, revisar evidencia, consultados e informados.
Indica las evidencias requeridas.
Guarda la actividad.
Al guardar, la actividad queda incorporada al plan de cumplimiento con las fechas, la recurrencia, el nivel de riesgo, los grupos responsables y las evidencias definidas.
Qué información puede tener una actividad
Cada actividad puede contener:
Nombre: nombre de la actividad o tarea de cumplimiento.
Descripción: detalle de la actividad que debe realizarse.
Nivel de riesgo: clasificación de riesgo previamente configurada.
Fecha de inicio: fecha desde la cual comienza la actividad.
Fecha de cumplimiento: fecha límite en que la actividad debe estar completada.
Recurrencia: frecuencia con la que debe ejecutarse. Puede ser diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual o sin recurrencia.
De acuerdo a la recurrencia seleccionada, podrás tener una previsualización de la próxima actividad tras cumplirse la actividad actual.
Visualizaras los estados en que se puede encontrar la actividad actual y la actividad siguiente.
Los siguientes estados son:
Planificada se encuentra en el rango desde su fecha de creación hasta un día antes de la fecha de inicio (No estará disponible para completarse).
Pendiente se encuentra disponible para ser completada.
Atrasada se encuentra fuera de la fecha de su cumplimiento.
Si la actividad es sin recurrencia, no se genera esa secuencia periódica de tareas.
Grupos encargados de revisar evidencia.
Grupos encargados de subir evidencia.
Grupos consultados.
Grupos informados.
Evidencias: evidencias requeridas para respaldar y acreditar el cumplimiento de la actividad.
