El Portal de Empresa permite crear un espacio personalizado donde los trabajadores y usuarios pueden acceder fácilmente a su documentación.
¿Cómo funciona?
Ingresa a la opción “Portal Empresa” desde el menú superior.
Personalización del portal
Nombre del portal: este nombre será parte de la URL. Se recomienda utilizar el nombre de la empresa o un texto fácil de recordar.
Identidad visual: se puede cargar un logo, una imagen de fondo y definir el color corporativo para personalizar la pantalla de bienvenida.
Opciones Visibles en el Portal para los Usuarios
¿Habilitar para firmar documentos?
Permite que los usuarios puedan acceder directamente al portal para revisar y firmar los documentos que tengan pendientes.
¿Habilitar la bandeja de documentos?
Muestra a los usuarios una bandeja desde la cual pueden visualizar y descargar sus documentos, además de completar formularios pendientes.
¿Habilitar requerimientos de Workflow?
Activa la opción para que los usuarios vean y gestionen los requerimientos que hayan sido asignados dentro de flujos de trabajo configurados.
¿Habilitar tareas de cumplimiento?
Permite mostrar en el portal las tareas vinculadas al módulo de cumplimiento de ControlDoc
Recuerda hacer clic en “Actualizar” para guardar cualquier cambio realizado en esta sección.
¿Cómo se comparte el Portal Empresa con tus colaboradores o firmantes?
ControlDoc se encarga automáticamente de redirigir a los usuarios al Portal de Empresa a través de las notificaciones del sistema.
Cada vez que un colaborador o firmante recibe una notificación para firmar, subir documentos o completar tareas, accederá directamente al portal correspondiente.
En su primer ingreso, deberá completar su información personal y seleccionar un método de firma electrónica.
Al ingresar verán un dashboard con las opciones habilitadas.
- Firmar Documentos, para revisar y firmar la documentación pendiente.
- Mis Documentos, para visualizar y descargar documentos.
Adicionalmente un botón con instrucciones aparece en el menú superior para guiar al usuario en su proceso de firma.
Firmar documentos:
En esta vista el usuario puede revisar su documentación pendiente de firma, seleccionar la que desea firmar y realizarlo con el mismo PIN de ingreso, PIN personalizado o generado por Google Authenticathor (Según configuración creada en ControlDoc).
En caso de no recordar forma de firma o necesitar otro código puede solicitar envío al correo electrónico.
Mis documentos:
En esta opción el usuario puede acceder a toda su documentación, revisar los archivos por estado, fechas y descargar los documentos que necesite.
Completa tus documentos:
En esta opción el usuario puede revisar y llenar los Formularios que tenga pendientes, apretando el botón "Llenar"