Respaldo legal y Dictamen de la Dirección del Trabajo
A partir del requerimiento realizado por ControlDoc, en el que se pronuncia la posibilidad de comercializar una solución tecnológica que permita generar, firmar, gestionar, y notificar la documentación derivada de las relaciones laborales a través de medios electrónicos.
Desde la entidad, y considerando el dictamen Nº 0789/15 de 16.02.2015, se permitió al fiscalizador una consulta directa de la información vía internet desde la página Web de ControlDoc, utilizando el RUT del empleador.
Asimismo, se contempló una medida de seguridad entre la empresa y la DT, con el objetivo de garantizar que las labores de fiscalización de la documentación electrónica se puedan realizar sin impedimento o restricción, ya sea en razón de fecha, volumen, tipo de documento o cualquier otra causa que impida o limite su práctica, lo que tiene como foco mantener una conexión directa entre la DT y ControlDoc bajo el alero del resguardo de la información.
Por otro lado, el Dictamen establece que el sistema debe permitir las consultas y accesos desde el ente fiscalizador, así como también permitir la impresión de documentos laborales y su certificación a través de firma electrónica simple o avanzada, dependiendo de la naturaleza jurídica del documento.
Se debe también permitir directamente ante el empleador fiscalizado y con la identificación del fiscalizador, la ratificación de los antecedentes laborales mediante firma electrónica.
Considerando lo anterior, el documento destaca que bajo el margen de la Ord. Nº4890 de 17.12.2013, se desprenden las siguientes exigencias de operación relacionadas con los clientes de ControlDoc:
1. Los trabajadores deben consentir expresamente que su documentación derivada de la relación laboral sea confeccionada, procesada, firmada y remitida de manera electrónica.
En efecto, los destinatarios de la comunicación electrónica deben consentir en tal medida, toda vez que la mantención de una cuenta de correo electrónica no es un requisito impuesto por el legislador para recibir su documentación emanada de la relación laboral. De este modo, si el trabajador no acuerda esta modalidad de envío, la documentación debe ser entregada en soporte de papel.
2. Una vez finalizada su confección, el sistema debe enviar automáticamente el documento por correo electrónico al e-mail particular que previamente el trabajador haya indicado a su empleador. No se autoriza el envío a cuentas institucionales, toda vez que no resultaría razonable que, ante su desvinculación de la empresa, los dependientes quedarán impedidos, al mismo tiempo, de acceder a sus cuentas de correo corporativo y a su laboral electrónica allí almacenada.
Cabe destacar, que el Dictamen estipula que el proceso de enrolamiento y firma de los documentos, basado en una doble verificación, es adecuado para dar correcta protección a los firmantes.
Considerando lo dicho, y sobre la base de la jurisprudencia invocada y consideraciones formuladas, se confirma que ControlDoc, se ajusta a las condiciones de funcionamiento exigidas por el dictamen Nº 0789/15 de 16.02.2015.