Una vez que tengas configurados tus tipos de documentos, podrás comenzar a cargar y enviar archivos desde ControlDoc. Este proceso te permitirá asociar cada documento a la carpeta correspondiente, establecer fechas de vencimiento y definir quiénes deberán firmarlo.
A continuación, te mostramos el paso a paso para realizar el envío individual de un documento.
Paso 1: Dirígete a Laboral > Gestión de Documentos > Todos los documentos y haz clic en el botón "Nuevo Documento".
Paso 2: Selecciona la contratación o carpeta a la que deseas agregar el documento. Luego, elige el tipo de documento correspondiente y asigna un nombre que te permita identificarlo fácilmente.
Paso 3: Carga el documento que deseas enviar. Recuerda que puedes utilizar archivos en formato Word, Excel, PDF o JPG, con un peso máximo de 10 MB.
Paso 4: Si el documento tiene una fecha de vencimiento, activa la opción "¿Tiene Caducidad?" e ingresa la fecha correspondiente en formato día-mes-año. Al habilitar esta opción, el documento también aparecerá en el reporte de documentos por vencer.
Paso 5: Si necesitas que el documento sea firmado, activa la opción "Requiere firmantes". Si deseas establecer un orden específico para las firmas, selecciona también "Requiere orden de firmantes".
Luego, haz clic en "Agregar firmante" para incorporar a las personas que deben firmar el documento, respetando el orden establecido. Podrás agregar trabajadores e integrantes de la empresa, ingresando sus respectivos nombres, correos electrónicos y roles dentro del documento.
Paso 6: Una vez completada la configuración, haz clic en el botón "Guardar" para enviar la solicitud y continuar con el proceso.