Los tipos de documentos funcionan como subcarpetas que permiten organizar y clasificar los archivos al momento de enviarlos para firma dentro de las contrataciones.
Importante: Estos tipos de documentos deben ser configurarlos previamente, ya que la plataforma no permitirá cargar documentos sin esta estructura definida.
Para crear un nuevo tipo de documento, debe dirigirse al menú del Módulo Laboral y seleccionar la opción “Configuración del módulo”. Luego, haga clic en “Tipos de documentos” y seleccione “Nuevo tipo de documento”.
Creación y configuración del tipo de documento
Luego, debe ingresar el nombre del tipo de documento y hacer clic en “Guardar”.
Como configuración adicional (opcional), puede definir el número de días en que el documento expirará. En caso de que no tenga fecha de expiración, debe ingresar 0.
Asimismo, puede configurar el número de días para recibir una notificación previa a la fecha y hora límite en que el documento debe ser firmado. Si no desea establecer una notificación, debe ingresar 0.
Puedes agregar firmantes predeterminados, es decir, que los documentos tengan firmantes por defecto y agregar una configuración predeterminada, en dónde podrás seleccionar si deseas subir el archivo desde tu pc, solicitar al trabajador que cargue un documento en la plataforma o utilizar una plantillas vía ControlDoc Forms.
Finalmente puedes definir un orden de firma, en el caso que sea necesario. Una vez que finalices las configuraciones debes hacer clic en "Guardar".
Con estos pasos, los tipos de documentos quedarán correctamente configurados. Esto permitirá una mejor organización de la información y facilitará el proceso de envío y gestión de documentos dentro de la plataforma.
Ejemplos de tipos de documentos que puedes crear
Te dejamos algunos ejemplos de tipos de documentos que puedes configurar para organizar y clasificar la documentación de tus trabajadores:
Contrato de trabajo: Ideal para agrupar los contratos laborales de tus trabajadores y mantenerlos organizados dentro de la plataforma.
Anexo de trabajo: Para clasificar los documentos que registran modificaciones o actualizaciones de las condiciones establecidas en un contrato de trabajo.
Liquidación de sueldo: Permite mantener ordenadas las liquidaciones de remuneraciones correspondientes a cada trabajador.
ODI (Obligación de Informar): Para organizar los documentos relacionados con la información sobre riesgos laborales, medidas preventivas y condiciones de seguridad que se deben comunicar a los trabajadores.
Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de documentos que puedes crear. Recuerda que puedes personalizarlos según las necesidades de tu empresa y los documentos que necesites gestionar en ControlDoc.