Creación de tipos de documentos
Los tipos de documentos funcionan como subcarpetas que permiten organizar y clasificar los archivos al momento de enviarlos para firma dentro de las carpetas o procesos correspondientes. Es importante configurarlos previamente, ya que la plataforma no permitirá cargar documentos sin esta estructura definida.
Para crear un nuevo tipo de documento, debes dirigirte al menú del Módulo Proveedores y seleccionar la opción "Configuración del módulo". Luego, haz clic en "Tipos de documentos" y selecciona "Nuevo tipo de documento".
Importante: En este ejemplo el módulo es "Proveedores", pero puede variar dependiendo del nombre que se asigne al tuyo.
Creación y configuración del tipo de documento
A continuación, ingresa el nombre que deseas asignar al tipo de documento y haz clic en "Guardar".
Ejemplos de tipos de documentos que puedes crear
Te dejamos algunos ejemplos de tipos de documentos que puedes configurar para organizar y clasificar la documentación de tu empresa:
Contrato Comercial: Ideal para organizar contratos y acuerdos comerciales establecidos con clientes, proveedores o socios.
Evaluación de desempeño: Permite clasificar documentos relacionados con evaluaciones, revisiones y seguimiento del desempeño de proveedores o colaboradores externos.
Documentación Bancaria: Ideal para agrupar documentos relacionados con información bancaria, certificados, comprobantes y otros antecedentes financieros.
Contrato de prestación de servicios: Permite organizar los contratos y acuerdos relacionados con la contratación de servicios externos.
Estos son solo algunos ejemplos. Recuerda que puedes crear los tipos de documentos que necesites, adaptándolos a los procesos y requerimientos de tu empresa para mantener toda tu documentación organizada dentro de ControlDoc.
Configuración Avanzada
Como configuración adicional (opcional), puedes definir el número de días de vigencia del documento. Si no deseas establecer una fecha de expiración, debes ingresar 0.
También puedes configurar la cantidad de días de anticipación con la que deseas recibir una notificación antes de la fecha y hora límite establecida para la firma del documento. Si no necesitas recibir esta notificación, debes ingresar 0.
Puedes agregar firmantes predeterminados para que los documentos creados bajo este tipo tengan personas asignadas automáticamente al proceso de firma.
Además, puedes establecer una configuración predeterminada para la carga de documentos. Para ello, podrás seleccionar si deseas cargar un archivo desde tu computador, solicitar que un usuario cargue un documento directamente en la plataforma o utilizar una plantilla mediante ControlDoc Forms.
Finalmente, puedes definir un orden de firma si el proceso lo requiere. Una vez que hayas completado todas las configuraciones, haz clic en "Guardar" para registrar los cambios.
Con estos pasos, tus tipos de documentos quedarán configurados y podrás utilizarlos para organizar la información y facilitar el envío y la gestión de documentos dentro del Módulo Proveedores.
