Los Campos Personalizados permiten agregar etiquetas o datos específicos dentro de las carpetas creadas en ControlDoc. Esta funcionalidad es útil para adaptar la plataforma a las necesidades particulares de tu organización, facilitando la recolección y visualización de información adicional en tus carpetas.
A continuación, te mostramos cómo crear y configurar tus propios campos personalizados:
Crear un campo personalizado
Debes dirigirte al recurso > Configuración y seleccionar la opción “Campos personalizados".
En este ejemplo el módulo es "Proveedores", pero puede variar dependiendo del nombre que se asigne al tuyo.
Para comenzar a crear tus campos campos haz clic en "nuevo campo personalizado".
Debes colocar una etiqueta o nombre del Campo personalizado y además puedes Nombrar el grupo, que deseas que pertenezcan los campos personalizados que vas a registrar. Los grupos son en donde se guardarán estos campos dentro de tus carpetas.
Ejemplos de campos personalizados que puedes crear
Te dejamos algunos ejemplos de campos que puedes configurar según las necesidades de tu empresa:
Correo electrónico: Si tu proveedor, cliente o sucursal cuenta con un correo de contacto, es recomendable crear este campo, ya que te permitirá registrar su información y utilizarla posteriormente para enviar documentos a firma.
Nombre: Este campo te permitirá identificar fácilmente a tus clientes, proveedores o sucursales. Además, la información ingresada podrá visualizarse en tus carpetas, facilitando su organización.
Número de teléfono: Ideal para registrar los datos de contacto de tus clientes, proveedores o sucursales y mantener esta información disponible dentro de la plataforma.
Estos son solo algunos ejemplos de los campos que puedes crear. Recuerda que los campos personalizados se pueden adaptar a las necesidades de tu empresa, por lo que podrás configurarlos según la información que necesites registrar y gestionar en ControlDoc.
Selecciona el tipo de dato o formato que quieres sea tu campo. Por ejemplo:
Moneda: Para precios, sueldos, montos, etc.
Texto: datos que deban ser escritos en palabras o ingresar símbolos (.#@-)
Fecha: fechas de nacimiento, creación, ingreso, etc.
Lista: datos que siempre serán los mismos, luego de crear se mostrará un desplegable en el campo donde podrás seleccionar una de las opciones que creaste, como, sucursal, cargos, instalaciones, etc.
Email: Para datos que sean correo electrónicos.
Una vez completados todos los datos, haz clic en “Guardar” y ¡listo!
Puedes crear tantos campos personalizados como necesites, según los requerimientos de tu organización.