Este artículo es para trabajadores que ingresan al Portal Empresa. Aplica cuando tu empresa ya configuró que las cuentas con correo corporativo deben pasar a un correo personal. Un correo personal es una dirección que no usa el dominio de tu empresa (por ejemplo, Gmail, Outlook o similar).
Si tu correo ya es personal, o tu empresa no te exige este cambio, no verás el aviso Actualiza tu Correo.
Por qué se pide un correo personal
Se pide un correo personal cuando tu cuenta usa un dominio corporativo configurado por tu empresa. El aviso Actualiza tu Correo aparece para que puedas mantener el acceso a tus documentos y cumplir la normativa de tu organización.
Mientras el aviso esté activo, el Portal te indica que esta acción es necesaria para continuar usando el Portal. Si tu empresa dejó el cambio como obligatorio, no podrás cerrar el aviso hasta completar el proceso.
Qué necesitas antes de actualizar tu correo en el Portal Empresa
Para actualizar tu correo corporativo a un correo personal en el Portal Empresa necesitas:
Iniciar sesión en el Portal Empresa con tu correo actual.
Tener acceso a un correo personal que puedas abrir ahora.
Tener a mano tu PIN (el mismo que usas para firmar o validar acceso).
Completar el proceso en la misma sesión del navegador.
El correo personal no puede:
Ser igual a tu correo actual.
Usar un dominio corporativo de tu empresa.
Cómo enviar el código de confirmación a tu correo personal
Para enviar el código de confirmación a tu correo personal desde el Portal Empresa, sigue estos pasos:
Inicia sesión en el Portal Empresa con tu correo corporativo.
Espera a que aparezca el aviso Actualiza tu Correo.
En Correo electrónico personal, escribe tu correo personal. El campo es obligatorio.
Haz clic en Enviar token.
Revisa la bandeja de entrada de tu correo personal. ControlDoc envía un correo con el asunto Código para confirmar tu nuevo correo.
Cuando el envío funciona, el Portal muestra el mensaje: Hemos enviado un código de confirmación a tu nuevo correo electrónico. El campo del correo personal queda bloqueado y aparece el paso para ingresar el código de confirmación.
El correo entrega un código de 6 caracteres, dicho código es válido por 15 minutos.
Si no ves el correo, revisa spam o correo no deseado. Si el código ya venció, usa Reenviar código en el mismo aviso.
Cómo confirmar el cambio de correo con el código y el PIN
Para confirmar el cambio de correo en el Portal Empresa debes ingresar los dos siguientes datos:
El código de confirmación, que llegó a tu correo personal.
Tu PIN.
Según cómo tengas configurada el método de firma en tu cuenta, el PIN se obtendría así:
PIN personal: ingresa el PIN que ya definiste en tu perfil.
PIN por correo: haz clic en Enviar PIN a mi correo electrónico. El PIN llega a tu correo actual (corporativo).
Google Authenticator: abre la app y usa el PIN de ControlDoc. Esta opción aplica solo si ya tienes Google Authenticator configurado en tu cuenta ControlDoc.
Si olvidaste tu PIN, usa ¿Olvidaste tu PIN? Ingresa a tu perfil para restablecerlo.
Después de ingresar el código de confirmación y el PIN, haz clic en Actualizar correo. Luego aparecerá un mensaje de confirmación el cual deberás confirmar para continuar con el procesamiento.
Cuando la solicitud queda registrada, el Portal muestra: Tu solicitud fue registrada. Estamos procesando el cambio de correo.
Cuando el cambio queda Completado, el Portal inicia sesión automáticamente con tu correo personal y muestra: Tu correo fue actualizado correctamente.
Por qué los documentos quedan bloqueados
Los documentos que se encuentran bloqueados corresponden a aquellos que estaban asociados al correo electrónico anterior y que se encontraban pendientes de firma. Estos documentos fueron enviados nuevamente para su firma, pero esta vez asociados al nuevo correo electrónico, por lo que podrá gestionarlos desde esta nueva cuenta.
Limitaciones del cambio de correo en el Portal ControlDoc
El cambio de correo corporativo a personal en el Portal Empresa tiene estas limitaciones:
El aviso solo aparece si tu empresa activó el cambio y tu correo usa un dominio corporativo.
El código de confirmación vence en 15 minutos.
Solo puedes tener un código pendiente a la vez por cuenta.
Debes confirmar el cambio en la misma sesión del navegador donde pediste el código.
El PIN cuando está configurado por correo llegará a tu correo actual(corporativo), y el código de confirmación llega a tu correo nuevo.
Si no puedes completar el cambio, contacta al equipo o al administrador de ControlDoc de tu empresa. Ellos pueden revisar tu ficha de trabajador o iniciar el cambio desde la gestión interna.