Para quién es este artículo
Quienes configuran una actividad e indican qué evidencias se requieren.
Los grupos encargados de subir evidencia, que cargan lo necesario para acreditar el cumplimiento.
Los grupos encargados de revisar evidencia, que revisan lo incorporado a la actividad.
Qué son las evidencias en el módulo de cumplimiento
Las evidencias respaldan y acreditan el cumplimiento de cada actividad. Al crear o importar una actividad se indican las evidencias requeridas para esa actividad.
El módulo de cumplimiento mantiene la trazabilidad de las actividades y de sus evidencias.
Quién sube y quién revisa las evidencias
En cada actividad se asignan grupos con un propósito distinto:
Grupos encargados de subir evidencia: son responsables de cargar las evidencias necesarias para acreditar el cumplimiento.
Grupos encargados de revisar evidencia: son responsables de revisar las evidencias incorporadas a la actividad.
Los grupos se arman en la configuración inicial (áreas, cargos o equipos, con los correos de quienes los conforman).
Qué ocurre cuando se cargan las evidencias
A medida que los grupos responsables realizan las actividades y cargan las evidencias solicitadas, ControlDoc registra el avance y muestra para cada actividad un porcentaje de cumplimiento.
Según las fechas, las recurrencias y los grupos responsables configurados, la plataforma envía notificaciones a los responsables, recordándoles las actividades y las evidencias que deben gestionar.
Importante: Sin evidencias requeridas en la actividad, no queda definido qué hay que cargar para acreditar el cumplimiento.