Para quién es el módulo de cumplimiento
El módulo de cumplimiento está pensado para una organización que debe gestionar su cumplimiento mediante tareas, responsables, fechas, niveles de riesgo y evidencias. Se adapta a la normativa, regulación, política interna o estándar que esa organización necesite seguir.
Qué permite el módulo de cumplimiento
En el módulo de cumplimiento puedes:
Adaptar el módulo a distintas normativas o procesos de cumplimiento.
Crear actividades de cumplimiento de forma individual o masiva.
Asignar responsables y supervisores.
Definir fechas, recurrencias y niveles de riesgo.
Incorporar evidencias que respalden el cumplimiento de cada actividad.
Monitorear actividades pendientes, atrasadas y completadas.
Visualizar el avance y porcentaje de cumplimiento mediante un Tablero de Control.
Mantener la trazabilidad de las actividades y sus evidencias.
El Tablero de Control muestra en tiempo real el estado de las actividades, permite identificar tareas pendientes o atrasadas, monitorear niveles de riesgo y revisar el porcentaje de cumplimiento.
En qué orden se configura el módulo de cumplimiento
Antes de crear y gestionar actividades de cumplimiento hay que hacer la configuración inicial. Esa configuración adapta el sistema a la estructura y a los criterios de cumplimiento de cada organización.
Crear los grupos que participarán en las actividades: Para crearlos, dirígete a Cumplimiento > Configuración del módulo > Grupos > Nuevo grupo.
Ingresa el nombre del grupo y los correos electrónicos de sus integrantes. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Configurar los niveles de riesgo con los que se clasificarán las actividades. Esto corresponde al nivel de gravedad con el que se deben cumplir los procesos asociados a estos documentos. Para crearlo, dirígete a Cumplimiento > Configuración del módulo > Niveles de Riesgo > Nuevo nivel de riesgo.
Ingresa el nombre del nivel, su ponderación y color. Finalmente, guarda los cambios haciendo clic en “Crear”.
Incorporar las actividades al plan (una por una o con carga masiva).
Después de crear o importar las actividades, el seguimiento se hace desde la sección de Actividades, la Carta Gantt y el Tablero de Control.
Equipo ControlDoc.