Las listas de distribución son listas de preselección que te permiten realizar tus procesos de envío de documentos de forma más rápida y ordenada.
Puedes crear todas las listas de distribución que necesites, utilizando diferentes criterios de búsqueda y filtrado, como razón social, centro de costo y otros campos que tengas creados en ControlDoc.
De esta manera, podrás buscar y seleccionar trabajadores en grupos de envío, facilitando y agilizando el proceso de envío de documentación.
Para comenzar, dirígete a el módulo de Solicitud de documentos, allí se mostrará lo siguiente.
Para crear una lista de distribución, debes hacer lo siguiente: haz clic en “Nueva lista de distribución”, Ingresa un nombre y luego comienza a utilizar los filtros que requieras para encontrar las contrataciones que deseas agrupar.
Por ejemplo, supongamos que necesitamos que todas las contrataciones asociadas a la empresa “HR Technologies” reciban el documento “Capacitación EPP” de forma mensual. Como este documento corresponde únicamente a los trabajadores de esta empresa, podemos crear una lista de distribución para agilizar los próximos envíos.
Importante: Este caso es solo un ejemplo. Puedes utilizar los filtros y realizar las selecciones que necesites, según cómo quieras organizar tus listas de distribución.
Para ello, dirígete al filtro “Empresa” y selecciona la empresa correspondiente. Al aplicar el filtro, se mostrarán todas las contrataciones asociadas a dicha empresa.
Puedes dejar los filtros hasta este punto o continuar seleccionando otros criterios para realizar una búsqueda más personalizada, según las contrataciones que deseas agrupar.
Una vez que hayas encontrado todas las contrataciones que deseas incluir en la lista, haz clic en
, para seleccionar las contrataciones las cuales requieras agregar a este grupo, selecciónalas haciendo clic sobre cada una. Las contrataciones seleccionadas se mostrarán en color azul, indicando que han sido seleccionadas correctamente.
Una vez seleccionadas todas las contrataciones, vuelve a hacer clic en “Nueva lista de distribución” y guarda si estas conforme con la búsqueda que realizaste.
Si se guardó de manera correcta te mostrará el siguiente mensaje.
Finalmente, si en el futuro necesitas utilizar nuevamente esta lista de distribución, solo debes dirigirte a la sección donde se muestran todas tus listas y seleccionar la que deseas utilizar.
Al seleccionarla, se realizará automáticamente la búsqueda y selección de las contrataciones que configuraste al momento de crear la lista de distribución, sin necesidad de realizar nuevamente los filtros.
Equipo ControlDoc.