Para quién es este flujo
Para quien administra la organización y puede entrar a Configuración → Mi cuenta.
En Mi cuenta hay dos interruptores distintos. No son lo mismo:
Activar capa de seguridad: segmenta trabajadores (u otras fichas) por área, departamento o centro de costo. Ejemplo: Prevención de riesgos.
Activar capa de gestión por tipos de documento: el rol solo ve tipos de documento concretos. Ejemplo: el prevencionista solo ve EPP o reglamento interno. Las capas de seguridad permiten controlar el acceso a la información y gestionar permisos dentro de la plataforma.
En qué orden se configura
Activa el interruptor (o los dos) en Mi cuenta y guarda.
Crea las capas de seguridad (si activaste la de área).
Asigna cada capa a los trabajadores (ficha o Excel).
En cada rol, marca a qué capas puede acceder.
Si activaste la capa por tipo de documento, en cada rol marca qué tipos puede ver.
Si saltas el paso 3 o el 4, un usuario con rol puede no ver fichas.
Cómo activar las capas en Mi cuenta
Ve a Configuración → Mi cuenta.
Enciende Activar capa de seguridad si quieres segmentar por área.
Enciende Activar capa de gestión por tipos de documento si quieres limitar tipos de documento por rol.
Haz clic en Actualizar organización y confirma.
Al activar Activar capa de seguridad, en Configuración aparece Capas de seguridad.
Cómo crear una capa de seguridad
Haz esto solo si activaste Activar capa de seguridad.
Una capa de seguridad es un nombre de área (por ejemplo Prevención de riesgos, Bodega, Operaciones). Con ella clasificas trabajadores y das acceso a los roles.
Ve a Configuración → Capas de seguridad.
Haz clic en Nueva Capa de seguridad.
Ingresa el nombre de la capa de seguridad.
Haz clic en Crear.
ControlDoc muestra que la capa se creó con éxito. El nombre no se puede repetir en la misma cuenta.
Crear la capa NO da acceso a nadie. Hay que asignarla a trabajadores y a roles.
Cómo asignar la capa a los trabajadores
Cada trabajador debe quedar en una capa. Sin capa, solo un administrador puede ver esa ficha.
De a uno
Abre la ficha del trabajador (o la carpeta / entidad, si usas otro módulo).
Asigna la Capa de Seguridad.
Guarda.
En lote (Excel)
Descarga la planilla de trabajadores.
En la columna Capa de Seguridad, elige la capa de cada fila (menú desplegable).
Guarda el Excel y cárgalo de nuevo.
Cómo asignar la capa a los roles
Los usuarios de un rol solo ven los trabajadores de las capas marcadas en ese rol.
Ve a Configuración → Roles.
Crear o editar el rol.
En Capas de seguridad, marca las capas a las que ese rol debe acceder.
Guarda el rol.
Repite el proceso en todos los roles que no sean administrador.
Cuando la capa de seguridad está activa, en el ROL no se puede dar permiso de crear trabajadores ni de carga masiva de trabajadores de la misma manera. La creación queda acotada a esa configuración.
Límites
Activar capa de seguridad y Activar capa de gestión por tipos de documento son dos interruptores. Activar uno no configura el otro.
El nombre y el correo de los mails (Configuración de correo electrónico) no son una capa de seguridad.
Si un trabajador (o carpeta) no tiene capa asignada, solo la ve un administrador.
Si eliminas una capa, los trabajadores que la tenían quedan sin capa y solo los ve un administrador. Eso no se revierte.
Crear la capa no basta: hay que asignarla a trabajadores y a roles.
Este artículo no cubre capas por sucursal ni campos personalizados sensibles.