Esta funcionalidad permite subir, organizar, firmar y hacer seguimiento de documentos de manera eficiente dentro de la plataforma.
Los usuarios pueden asociar documentos a carpetas específicas, configurar
vencimientos, y gestionar firmas electrónicas con orden personalizado.
Paso 1:
Dirígete a tu módulo en este caso es Proveedores >Documentos y haz clic en el botón “Nuevo Documento”.
En este ejemplo el módulo es "Proveedores", pero puede variar dependiendo del nombre que se asigne al tuyo.
Paso 2:
Selecciona la carpeta a la que deseas agregar el documento. Luego, elige el tipo de documento correspondiente y asigna un nombre para identificarlo fácilmente. (Puedes dejar en blanco y la plataforma le asignará un nombre
automáticamente)
Paso 3:
Carga el documento en uno de los formatos permitidos: Word, Excel, PDF o JPG. Recuerda que el tamaño máximo del archivo es de 10 MB.
Paso 4:
Si el documento tiene una fecha de vencimiento, activa la opción “¿Tiene caducidad?” e ingresa la fecha en el formato día - mes - año. Al hacerlo, el documento será incluido en el reporte de documentos por vencer.
Paso 5:
Si el documento debe ser firmado, marca la opción “Requiere firmantes”. Si deseas que las solicitudes de firma se envíen de forma secuencial, activa la opción “Requiere orden de firmantes”.
Luego, haz clic en “Agregar firmante” e ingresa los datos requeridos: correo electrónico, nombre y rol del firmante. Puedes agregar tanto firmantes quieras dentro de esta funcionalidad.
Finalmente haz clic en “Guardar” para enviar la documentación. Automáticamente la plataforma enviará una solicitud de firma electrónica a los usuarios que seleccionaste para que firmen sus documentos. Podrás hacer seguimiento de su trazabilidad en cada uno de los documentos enviados por ti.
¿Puedo pedir firma a alguien que no es trabajador de la empresa?
Sí, el firmante no tiene que ser trabajador ni tener contratación en ControlDoc.
Para que una persona externa firme, no la crees en Trabajadores ni en Contrataciones.
En el documento marca Requiere firmantes, haz clic en Agregar firmante e ingresa correo electrónico, nombre y rol, al Guardar, ControlDoc envía la solicitud de firma a ese correo.
Eso es Firma Electrónica Simple (FES): la persona entra con su correo y un PIN.
La Firma Electrónica Avanzada (FEA) usa certificado (por ejemplo eCert) y otros datos, como RUT. Solo aplícala si el documento está configurado para firma avanzada.
¿Debo crear a la persona externa antes de enviar el documento?
No. Basta con Agregar firmante. La primera vez, esa persona confirma el correo, configura su cuenta y el PIN, y firma.