Esta funcionalidad permite subir, organizar, firmar y hacer seguimiento de documentos de manera eficiente dentro de la plataforma.
Los usuarios pueden asociar documentos a carpetas específicas, configurar
vencimientos, y gestionar firmas electrónicas con orden personalizado.
Paso 1:
Dirígete a tu módulo en este caso es Proveedores >Documentos y haz clic en el botón “Nuevo Documento”.
En este ejemplo el módulo es "Proveedores", pero puede variar dependiendo del nombre que se asigne al tuyo.
Paso 2:
Selecciona la carpeta a la que deseas agregar el documento. Luego, elige el tipo de documento correspondiente y asigna un nombre para identificarlo fácilmente. (Puedes dejar en blanco y la plataforma le asignará un nombre
automáticamente)
Paso 3:
Carga el documento en uno de los formatos permitidos: Word, Excel, PDF o JPG. Recuerda que el tamaño máximo del archivo es de 10 MB.
Paso 4:
Si el documento tiene una fecha de vencimiento, activa la opción “¿Tiene caducidad?” e ingresa la fecha en el formato día - mes - año. Al hacerlo, el documento será incluido en el reporte de documentos por vencer.
Paso 5:
Si el documento debe ser firmado, marca la opción “Requiere firmantes”. Si deseas que las solicitudes de firma se envíen de forma secuencial, activa la opción “Requiere orden de firmantes”.
Luego, haz clic en “Agregar firmante” e ingresa los datos requeridos: correo electrónico, nombre y rol del firmante. Puedes agregar tanto firmantes quieras dentro de esta funcionalidad.
Finalmente haz clic en “Guardar” para enviar la documentación. Automáticamente la plataforma enviará una solicitud de firma electrónica a los usuarios que seleccionaste para que firmen sus documentos. Podrás hacer seguimiento de su trazabilidad en cada uno de los documentos enviados por ti.