Solicitud de documentos
Este módulo permite solicitar múltiples documentos a varios usuarios de forma simultánea, ahorrando tiempo y facilitando la gestión documental en grandes volúmenes.
A través de esta función, puedes definir los documentos requeridos, seleccionar a los destinatarios y enviar solicitudes masivas con solo unos clics.
Ideal para la recolección de documentos como certificados, contratos, anexos, formularios u otros archivos relevantes.
1. En el menú izquierdo selecciona la opción “Acciones Masivas” y luego “Solicitud de Documentos”.
2.- En el primer paso, debes seleccionar el o los contratos a los que desees enviarles o solicitarles un documento:
(puedes usar los filtros y guardarlos para utilizarlos en otra ocasión)
3.-En el segundo paso, puedes utilizar una batería de documentos (opcional), y debes completar los datos del formulario.
En cuanto al Archivo debes elegir una o más, de las 3 opciones que muestra la plataforma:
subir un documento desde tu dispositivo para realizar el envío.
solicitar al proveedor o al cliente que suba un documento, ej: cédula de identidad.
utilizar una plantilla que hayas confeccionado en Controldoc Forms, para realizar el envío.
4.- Selecciona si requieres o no firmantes y dale al botón "Enviar Solicitud"
A continuación, te ejemplificamos el flujo de la plataforma a través de la tercera opción, en la cual puedes enviar un documento que previamente se haya creado en Forms
A.- Marca la opción “¿Desea solicitar el archivo vía ControlDoc Form?”:
B.- aparecerá un nuevo despliegue de opciones, de las cuales debes escoger una:
¿Deseas que el sistema autocomplete las variables que se encuentran homologadas en ControlDoc y que el firmante complete las que no se encuentran homologadas?
¿Deseas que el sistema autocomplete TODAS las variables homologadas de la plantilla?
C.- Selecciona la plantilla a utilizar
D.- Configura los firmantes
E.-Una vez realizada la selección y configurados los firmantes, debes ir al botón guardar y luego confirmar el envío.