Este flujo es para quien recibe un aviso de firma (trabajador, firmante o representante) y entra al portal de la empresa, no al menú de administrador del Módulo Laboral.
Si aún no puedes ingresar primero verifica que tu correo electrónico sea el personal y este registrado en ControlDoc.
Si aún no tienes PIN, este artículo no cubre cómo crearlo ni cómo restablecerlo.
Para quién es este flujo
Este flujo lo usa la persona que debe firmar en el Portal Empresa y ya tiene:
un correo electrónico (personal) registrado en ControlDoc
un método de PIN configurado (PIN personalizado, PIN al correo o Google Authenticator)
Cómo ingresar al Portal Empresa
Abre el link del Portal Empresa de tu organización (el de la invitación o el que te indicó la empresa).
Ingresa el correo electrónico (personal) registrado en ControlDoc.
Ingresa el PIN de ingreso según el método que configuraste:
PIN personalizado: el código que creaste en tu cuenta.
PIN al correo: solicita Enviar PIN a mi correo electrónico e ingrésalo.
Google Authenticator: ingresa el código que muestra la app.
Si el PIN es correcto, entras al Portal Empresa y ves las opciones, entre ellas Firmar Documentos.
Cómo abrir los documentos pendientes de firma
En el Portal Empresa, Firmar Documentos muestra todos tus documentos pendientes por firmar para esa empresa.
En las opciones del portal, haz clic en Firmar Documentos.
Revisa el listado de documentos pendientes. Cada ítem muestra el nombre, el estado y el tipo de documento.
Si quieres leer el contenido antes de firmar, haz clic en Ver. Se abre la previsualización del documento.
Si está correcto, selecciónalo con el control del lado izquierdo del nombre.
Si hay más de un documento y quieres firmarlos juntos, usa Seleccionar todo.
El Portal Empresa separa los documentos en dos pestañas:
Firma Electrónica Simple: se firma con el PIN de tu cuenta ControlDoc. Este artículo cubre esa pestaña.
Firma Electrónica Avanzada: es otro tipo de firma. No uses estos pasos para esa pestaña.
Si no hay documentos pendientes, el portal indica que no encontró registros para firmar en esa empresa.
Cómo firmar con el PIN
Después de seleccionar los documentos, ingresa el mismo tipo de PIN que configuraste en tu cuenta. No mezcles métodos: si tu cuenta usa PIN personalizado, no esperes un código al correo.
Firmar con PIN personalizado
Si configuraste PIN personalizado:
En Ingresa el PIN para firmar tus documentos, escribe el PIN que creaste.
Haz clic en Firmar Documentos.
Si olvidaste el PIN personalizado, usa ¿Olvidaste tu PIN? / Actualiza tu PIN de firma electrónica en esa misma pantalla. No intentes firmar con un PIN de correo o de Google Authenticator.
Firmar con PIN enviado al correo
Si configuraste el PIN dinámico por correo electrónico:
Haz clic en Enviar PIN a mi correo electrónico.
Revisa el correo de ControlDoc e ingresa ese PIN en los espacios disponibles.
El PIN enviado tiene 120 segundos de vigencia. Si se vence, solicítalo de nuevo.
Haz clic en Firmar Documentos.
Firmar con Google Authenticator
Si configuraste PIN desde App Google Authenticator:
Abre Google Authenticator en tu teléfono.
Ingresa el código que muestra la app en Ingresa el PIN para firmar tus documentos.
Haz clic en Firmar Documentos.
Esta opción solo funciona si Google Authenticator ya está configurado en tu cuenta ControlDoc.
Qué ocurre cuando la firma se completa
Si el PIN es válido y los documentos se firman, ControlDoc muestra ¡Documentos firmados exitosamente! y el detalle de cuántos documentos firmaste para esa empresa.
Después de firmar:
puedes ir a Ver documentos firmados
puedes ir a Realizar otra acción para volver al portal
si no haces nada, tu sesión se cierra en 60 segundos
Límites
Este artículo no cubre cómo crear la cuenta, cómo configurar el PIN por primera vez ni cómo restablecer un PIN olvidado.
Este artículo no cubre Rechazar documentos. Rechazar pide una razón y no firma.
Este artículo no cubre Firma Electrónica Avanzada.
Si el listado está vacío, el documento puede estar a nombre de otro correo, de otra empresa, o ya no estar pendiente de tu firma.
Si el PIN se rechaza, usa el método que configuraste (personalizado, correo o Google Authenticator). Mezclarlos no firma el documento.
El botón correcto para confirmar es Firmar Documentos, no un botón de “Firmar documento”.