Este módulo permite solicitar múltiples documentos a varios usuarios de forma simultánea, ahorrando tiempo y facilitando la gestión documental en grandes volúmenes.
A través de esta función, puedes definir los documentos requeridos, seleccionar a los destinatarios y enviar solicitudes masivas con solo unos clics.
Ideal para la recolección de documentos como certificados, contratos, anexos, formularios u otros archivos relevantes.
Para comenzar dirígete a Proveedores > Acciones masivas> Solicitud de documentos > Nueva solicitud de documentos.
Recuerda.
En este ejemplo el módulo es "Proveedores", pero puede variar dependiendo del nombre que se asigne al tuyo.
En el primer paso, debes seleccionar la o las carpetas a las que desees enviarles o solicitarles un documento:
(puedes usar los filtros y guardarlos para utilizarlos en otra ocasión)
3.-En el segundo paso, puedes utilizar una batería de documentos o programar el envío (las dos opciones son opcionales), de no ser así, pasa a completar los datos del formulario.
Tipo de documentos: Subcarpeta donde se guardaran tus documentos, recuerda que este paso debe ser realizado previamente antes de enviar la documentación, si aún no creas tus tipos de documentos revisa el siguiente manual 🗂️ Crear Tipos de Documentos.
Nombre del documento: este campo es opcional, si no le colocas nombre la plataforma le asignara uno de forma automática.
En cuanto al Archivo debes elegir una de las 3 opciones que muestra la plataforma:
subir un documento desde tu dispositivo para realizar el envío.
solicitar que el representante asociado suba un documento, ej: cédula de identidad, comprobante de compra, etc.
utilizar una plantilla que hayas confeccionado en Controldoc Forms, para realizar el envío.
También puedes mantener el formato original del archivo si no es tipo PDF. Sin embargo, recuerda que si seleccionas esta opción, no podrás asociar firmantes a tus documentos. Esto se debe a razones de seguridad, ya que al mantener el formato editable, el documento podría ser modificado fácilmente.
Si el documento debe ser firmado, marca la opción “Requiere firmantes”. Si deseas que las solicitudes de firma se envíen de forma secuencial, activa la opción “Requiere orden de firmantes”.
Luego, haz clic en “Agregar firmante” e ingresa los datos requeridos: correo electrónico, nombre y rol del firmante. Puedes agregar tanto firmantes quieras dentro de esta funcionalidad.
Finalmente envía tu documento.
A continuación, te ejemplificamos el flujo de la plataforma a través de la tercera opción, en la cual puedes enviar un documento que previamente se haya creado en Forms
A.- Marca la opción “¿Desea solicitar el archivo vía ControlDoc Form?”:
B.- aparecerá un nuevo despliegue de opciones, de las cuales debes escoger una:
¿Deseas que el sistema autocomplete las variables que se encuentran homologadas en ControlDoc y que el firmante complete las que no se encuentran homologadas?
¿Deseas que el sistema autocomplete TODAS las variables homologadas de la plantilla?
C.- Selecciona la plantilla a utilizar
D.- Configura los firmantes
Finalmente haz clic en “Enviar Solicitud” para enviar la documentación. Automáticamente la plataforma enviará una solicitud de firma electrónica a los usuarios que seleccionaste para que firmen sus documentos. Podrás hacer seguimiento de su trazabilidad en cada uno de los documentos enviados por ti.