El Portal de Empresa permite crear un espacio personalizado donde los firmantes y usuarios pueden acceder fácilmente a su documentación.
¿Cómo funciona?
Ingresa a la opción “Portal Empresa” desde el menú superior de la plataforma.
Comenzaremos con la configuración y personalización de tu portal.
Esta información será visible para los firmantes cuando ingresen a firmar sus documentos.
1° Nombre del portal
Este nombre será parte de la URL. Se recomienda utilizar el nombre de la empresa o un texto fácil de recordar.
2° Identidad visual
Puedes personalizar la apariencia del portal configurando los siguientes elementos:
Logo: Permite cargar una imagen representativa de la empresa en formato PNG (idealmente con fondo transparente).
Color de marca: Define el color principal del portal, el cual se verá reflejado en distintos elementos visuales.
Imagen de fondo: Permite cargar una imagen para la pantalla de inicio del portal (formato PNG o JPG, tamaño recomendado 1280x720 px).
3° Configuración de imagen de fondo
Estas opciones permiten ajustar la visualización de la imagen de fondo:
Alineación de imagen: Permite definir la posición de la imagen (por ejemplo, alineada a la derecha).
Texto de bienvenida: Mensaje visible para los usuarios al ingresar al portal. Puede personalizarse o dejarse en blanco.
Efecto oscuro sobre la imagen: Permite mejorar la legibilidad del texto aplicando un sombreado sobre la imagen de fondo.
Color de marca de agua: Define el estilo visual de la marca de agua del portal (por ejemplo, en versión clara).
Luego seguimos con los permisos de acceso para el portal de empresas.
¿Habilitar para firmar documentos?
Permite que los usuarios accedan directamente al portal para revisar y firmar los documentos pendientes.
¿Habilitar la bandeja de documentos?
Muestra a los usuarios una bandeja desde la cual pueden visualizar y descargar sus documentos, además de completar formularios pendientes.
¿Habilitar requerimientos de Workflow?
Activa la opción para que los usuarios vean y gestionen los requerimientos asignados dentro de los flujos de trabajo configurados.
¿Habilitar tareas de cumplimiento?
Permite mostrar en el portal las tareas vinculadas al módulo de cumplimiento de ControlDoc.
Recuerda hacer clic en “Actualizar” para guardar cualquier cambio realizado en esta sección.
¿Cómo se comparte el Portal Empresa con tus colaboradores o firmantes?
ControlDoc se encarga automáticamente de redirigir a los usuarios al Portal de Empresa a través de las notificaciones del sistema.
Cada vez que un colaborador o firmante recibe una notificación para firmar, subir documentos o completar tareas, accederá directamente al portal correspondiente.
En su primer ingreso, deberá completar su información personal y seleccionar un método de firma electrónica.
Al ingresar verán un dashboard con las opciones habilitadas.
Firmar Documentos, para revisar y firmar la documentación pendiente.
Mis Documentos, para visualizar y descargar documentos.
Adicionalmente un botón con instrucciones aparece en el menú superior para guiar al usuario en su proceso de firma.
En caso de requerir compartir el acceso de forma directa, debe dirigirse a la sección “Portal de empresas” y copiar el enlace proporcionado por la plataforma.