¿Qué es un WorkFlow en ControlDoc?
Un workflow en ControlDoc es un flujo de trabajo digital preconfigurado que permite gestionar procesos de manera ordenada, trazable y automatizada. Está diseñado para guiar cada caso o documento a través de etapas definidas, con responsables, plazos, alertas y puntos de control. Su objetivo principal es: Estandarizar la forma en que se ejecutan procesos. Asegurar trazabilidad y cumplimiento normativo (ej. Ley Karin, auditorías). Reducir tiempos operativos, evitando tareas manuales y desorden documental. Generar evidencias automáticas, como reportes únicos y recopilación de documentos en orden cronológico.
Crea un Proceso de Workflow
1. Accede a la opción del menú lateral workflow e ingresa a Procesos
2. Crea un nuevo Proceso, estableciendo un nombre y una descripción
3. Tu proceso será creado con un workflow por defecto para que puedas establecer las etapas y actores involucrados. Edita, agrega y conecta todas las etapas necesarias para el flujo.
El workflow está compuesto por:
Etapas: Inicial, intermedias y final. Utilizadas para establecer las diferentes fases por donde pasará el requerimiento. Cada etapa debe tener un:
Título y descripción Para añadir información a la etapa
Encargados de la etapa, configurando un rol a cargo y los correos de los participantes
Requerimientos a completar en la etapa respectiva
Documentos necesarios de la etapa
Conectores: Para vincular las etapas que estén relacionadas entre sí y establecer la dirección del requerimiento.
Etapas
Etapa Inicial (Obligatoria): Configura la primera etapa, estableciendo encargados, requerimientos y documentos esenciales para comenzar tu workflow. Esta etapa solo tiene un conector de salida que puedes conectar con cualquier etapa del workflow. | |
Etapas intermedias: Haz clic en “Agregar etapa” para agregar una nueva etapa. | |
Etapa Final (Obligatoria): Configura el documento de salida del workflow. Esta etapa solo tiene un conector de entrada ya que es la etapa final de tu workflow. |
Configurar las etapas del workflow
Para configurar cada etapa haz clic sobre cada una y haz clic en el botón editar.
Configuración de las etapas regulares
1. Para configurar cada etapa haz clic sobre cada una y haz clic en el botón editar.
2. Completa la información correspondiente a cada etapa, partiendo por el nombre, una descripción de esa etapa y la duración de la etapa (opcional).
3. Establece el encargado de la etapa. Crea y define un ROL específico y agrega los correos de los participantes.
4. Agrega datos de entrada y de salida de la etapa. Establece los requerimientos y documentos necesarios.
Agrega textos de ayuda y plantillas para los requerimientos o documentos que hayas añadido, haciendo clic en el botón con el icono de engranaje. Este texto será visible en el formulario del canal de denuncia para guiar a los denunciantes.
4. Para finalizar de editar cada etapa, haz clic en Guardar Etapa.
5. La preview de la etapa aparecerá en el workflow.
Conectores
Conecta las etapas haciendo clic en el punto de la etapa que quieres conectar y arrastrando la línea punteada proyectada hacia el círculo conector de la otra etapa a conectar.
Una línea punteada gris aparecerá, estableciendo la conexión entre ambas etapas.
Establece si es unidireccional o bidireccional haciendo clic en el botón del tipo de flecha que aparece sobre la línea conectora.
Al hacer clic la dirección será unidireccional. | |
Al hacer clic la dirección cambiará a bidireccional. | |
Elimina la conexión de las etapas haciendo clic en el bote de basura. | |
Abre una ventana para vincular información entre las etapas. |
Para conectar una etapa con muchas etapas, vuelve a hacer clic en el conector de la etapa, arrastra esta nueva línea y conecta con las etapas necesarias.
Publicación de Workflow
Cuando termines de configurar tu flujo y cada etapa, actívalo haciendo clic en el botón “Marcar como publicado”, con ello ya estará disponible para utilizarlo vía canal de denuncias o para crear una denuncia desde la plataforma.
Editar un Workflow
Si necesitas editar el nombre o descripción del workflow haz click en el botón editar.
¿Cómo se gestionan los requerimientos?
Revisión de requerimientos
En la opción Requerimientos,, la persona responsable de las etapas podrá acceder a un registro de todas los requerimientos que se han ido recepcionando, además de gestionar cada una y sus etapas, ingresando la información correspondiente según se haya configurado en el workflow de la organización.
1. Accede a la opción del menú lateral Workflow e ingresa a Requerimientos. Aparecerá el listado de acciones con su información y estado.
2. Para gestionar un requerimiento haz click en el botón Ver. Allí podrás acceder a la información y gestión de la etapa También podrás avanzar o terminar cada etapa y finalizar la denuncia.
3. Ingresa a cada documento e información solicitada por el Workflows.
OTRAS FUNCIONALIDADES:
Etapas: Revisa y completa las diferentes etapas por las que la denuncia debería pasar.
Inbox: Toda la información del requerimiento etapas, mensajes e información
Workflow: Previsualización del flujo y las etapas por las que pasará el procedimiento
Timeline: Información de cada etapa, por responsables y tiempos de estado.